Politique de protection des Données à caractère personnel
Ordotype s’engage à respecter la réglementation française et européenne sur la protection des données personnelles, en particulier le Règlement (UE) général sur la protection des données du 27 avril 2016 (“RGPD”) et la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (“LIL”).
Le responsable de traitement est la société Ordotype, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 912 531 324 et ayant son siège au 5 boulevard Bourdon, 75004 Paris.
Ordotype dispose d’un Délégué à la Protection des Données déclaré auprès de la CNIL, une équipe de sécurité, une équipe juridique et des ingénieurs spécialisés en protection des données.
Ordotype n’héberge aucune donnée de santé dans le cadre des services fournis sur le site www.ordotype.fr et la plateforme Ordotype (ci-après respectivement les « Services », le « Site » et la « Plateforme »).
Comment est-ce que Ordotype collecte vos données ?
Ordotype collecte vos données personnelles dès lors que :
- Vous remplissez un formulaire de demande de démonstration ou de contact sur le Site ou la Plateforme ;
- Vous vous créez un compte sur le Site ou la Plateforme ; ou
- Vous êtes référencé sur le Répertoire Opérationnel des Ressources (ROR) en tant que professionnel de santé.
Finalités et traitements des données à caractère personnel collectées
Liste des traitements
Gestion du compte et fourniture des Services
Utilisateur Ordotype
(création du compte, vérification du numéro RPPS de l’utilisateur, etc.)
Données d’identité : nom, prénom
Données de contact : adresse email, numéro de téléphone, Adresse postale professionnelle, n° RPPS
Si vous choisissez de vous connecter à l’aide d’un service d’authentification tiers (par exemple Google), certaines données comme votre nom et votre email peuvent être récupérées auprès de ce service. En choisissant cette modalité, vous acceptez que ledit service communique ces données à Ordotype. Le mot de passe de votre compte tiers n’est pas collecté.
Nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
Durée de la relation contractuelle + 3 mois
En cas de compte inactif pendant 2 ans, votre compte sera supprimé en l’absence de réponse de votre part à notre email de réactivation.
En outre, les données peuvent être archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement.
Création d’un annuaire
de l’ensemble des acteurs de santé
Données d’identité : Nom, prénom, titre,
Données professionnelles : adresse professionnelle, Numéro RPPS
Pour les abonnés : Nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
Pour les prospects : Intérêt légitime de Ordotype à proposer aux potentiels utilisateurs un parcours de soin adapté
Jusqu’à demande de suppression.
Pour information, le délai de traitement des demandes de suppression de Données à caractère personnel est de 30 jours maximum.
En cas de demande complexe, ce délai peut être allongé jusqu’à 60 jours.
Fourniture d’informations quant aux Services Ordotype
(nouvelles fonctionnalités, guide d’utilisation des Services etc.)
Données d’identification : Nom, Prénom
Données de contact : Adresse email, Numéro, de téléphone
Nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
Durée de la relation contractuelle +3 ans à compter de votre dernier contact
Analyse de l’utilisation des applications et des appareils (navigation sur le Site et utilisation de la Plateforme Ordotype)
Données de connexion et d’utilisation du Site ou de la Plateforme Ordotype : date et heure de la visite du Site ou d’utilisation du Service, ID de session, Matériel informatique utilisé pour la navigation.
Consentement
Intérêt légitime de Ordotype à analyser la composition de la clientèle et améliorer les Services
Pour les logs de connexion : 6 mois à compter de la connexion
Pour l’adresse IP : 1 an à compter du jour de l’enregistrement
Mener des enquêtes facultatives sur les Services de Ordotype et leurs possibles évolutions, recueil de témoignages, analyse du taux de satisfaction (NPS score), ateliers « recherche utilisateurs » permettant à Ordotype d’améliorer son produit etc.
En fonction des enquêtes :
Données d’identification : Nom, Prénom, Âge, genre
Données de contact : Coordonnées téléphoniques et postales professionnelles
Données professionnelles : Activité professionnelle
Autres : Questions diverses sur le secteur de la santé ou sur le parcours de soins et la prise en charge médicale
Dans le cadre des ateliers :
Données d’identification : Nom, Prénom
Données de contact : Adresse email
Données professionnelles : Spécialité
Intérêt légitime de Ordotype à recueillir l’avis des utilisateurs sur les Services
Les réponses aux questionnaires sont conservées 1 mois à compter de leur envoi à Ordotype.
A l’issue de ce délai, les Données à caractère personnel sont anonymisées.
Ateliers : Durée de la relation contractuelle +3 mois
Campagnes marketing par email et SMS
Informations sur les nouveautés Ordotype et prospection commerciale
Données d’identification : Nom, Prénom,
Données de contact : Adresse email, Numéro de téléphone
Données professionnelles : Spécialité
Intérêt légitime de Ordotype à développer et promouvoir les Services
Jusqu’à opposition ou à l’issue du délai de 3 ans à compter de votre dernier contact
Campagnes marketing sur les réseaux sociaux et moteurs de recherche
Informations sur les nouveautés Ordotype et prospection commerciale
Données de navigation : Historique des recherches, centres d’intérêt, spécialité
Le ciblage effectué est non individuel.
Intérêt légitime de Ordotype à développer et promouvoir les Services
Jusqu’à opposition (géré automatiquement par les plateformes) ou à l’issue du délai de 3 ans à compter de votre dernier contact
Mesure de nos annonces dans ChatGPT
Savoir quels abonnements proviennent de nos annonces diffusées dans ChatGPT
Données de navigation : Identifiant du clic sur l’annonce (cookie ordo_oppref), référence technique du paiement et montant de l’abonnement
Aucune autre donnée n’est transmise à OpenAI : ni nom, ni adresse e-mail, ni numéro de téléphone.
Votre consentement aux cookies « Marketing », que vous pouvez retirer à tout moment depuis le gestionnaire de cookies
30 jours pour l’identifiant du clic ; transmission à OpenAI au moment de l’abonnement
Mesure de nos partenariats avec les établissements de santé
Savoir si les médecins et internes des établissements où Ordotype est mis à disposition l’utilisent, et ce que ces partenariats leur apportent au fil de leur parcours.
Établissement depuis lequel vous vous connectez, déduit du réseau de l’établissement sans conserver votre adresse IP ; jour de connexion ; statut, semestre d’internat et spécialité ce jour-là.
Intérêt légitime d’Ordotype à mesurer l’efficacité de ses partenariats avec les établissements de santé. Vous pouvez vous y opposer à tout moment en écrivant au DPO.
4 ans à compter du jour de connexion.
Création d’une base de prospects
Données d’identification : Nom, Prénom
Données de contact : Numéro de téléphone, Adresse email
Données professionnelles : Spécialité, Numéro de RPPS, Adresse professionnelle
Intérêt légitime de Ordotype à développer et promouvoir les Services
Jusqu’à opposition ou demande de suppression ou à l’issue du délai de 3 ans à compter de votre dernier contact
Pour information, le délai de traitement des demandes de suppression de Données à caractère personnel est de 30 jours maximum.
En cas de demande complexe, ce délai peut être allongé jusqu’à 60 jours.
Informations relatives à la navigation sur le Site (Site visité, pages consultées etc.)
Données de navigation : Navigateur de l’utilisateur (type et langue du navigateur), l’adresse de protocole Internet (adresse IP) et les informations dérivées de l’adresse IP de l’utilisateur telles que l’emplacement géographique, les numéros d’identification des appareils et des applications, le fournisseur de services Internet, les pages et les fichiers consultés par l’utilisateur, le système d’exploitation, les timbres date/heure associés à l’utilisation.
Consentement
13 mois
Gestion de la base de données clients
(Gestion et optimisation de la base de données clients, création de rapports, formation des équipes support de Ordotype, etc.)
Données d’identification : ID Utilisateur, Nom, Prénom
Données de contact : Numéro de téléphone, Adresse email
Données professionnelles : Spécialité, Pays d’exercice, Adresse postale (professionnelle), spécialité, Numéro de RPPS
Données de compte : Date de dernière connexion, Données d’utilisation de l’Agenda, Données de tracking (nombre d’emails ouverts, usages des Services), taux d’utilisation des Services, enregistrement des conversations téléphoniques (aux fins de formation des équipes et d’évaluation de la qualité des Services), numéro de compte, historique du compte
Autres : Réponses aux enquêtes
Intérêt légitime de Ordotype à développer et améliorer les Services
Durée de la relation contractuelle + 3 ans à compter de votre dernier contact
Gestion des demandes d’exercice de droits
Données d’identification : ID Utilisateur, Nom, Prénom
Données de contact : Numéro de téléphone, Adresse email
Toute donnée conservée par Ordotype concernant la personne effectuant la demande
Intérêt légitime de Ordotype à répondre à vos demandes et à conserver un suivi de celles-ci
Si Ordotype vous demande un justificatif d’identité, il sera conservé seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.
Si vous exercez votre droit d’opposition à recevoir de la prospection, cette information sera conservée pendant 3 ans.
Sous-traitants et destinataires des données à caractère personnel
Usage interne: Les Données à caractère personnel des Professionnels peuvent être traitées par les employés de Ordotype SAS et ses filiales, dans la limite de leurs attributions respectives et ce exclusivement afin de réaliser les finalités de la présente Politique.
Destinataires et sous-traitants:
Hébergement : Ordotype n’héberge aucune donnée de santé et l’hébergement du site a lieu sur Webflow (398 11th St, San Francisco, USA)
Sous-traitants : Ordotype recourt également aux prestations fournies par plusieurs sociétés spécialisées (mailing, analyse d’audience) dont la liste est présentée en Annexe 1.
Partenaire : Ordotype collabore avec des sociétés partenaires (analyse d'ordonnance, etc.) dont la liste est présentée en Annexe 2.
Transfert transfrontalier : Afin de fournir ses Services, Ordotype peut avoir recours à des prestataires se situant hors de l’Union européenne. Si le transfert a lieu vers un pays tiers dans lequel la législation n’a pas été reconnue comme offrant un niveau de protection adéquat des Données à caractère personnel, Ordotype veille à ce que les mesures adéquates soient mises en place conformément à la Loi Informatique et Libertés et au RGPD, et notamment, lorsque nécessaire à ce que des clauses contractuelles types ou des clauses ad hoc équivalentes soient intégrées dans le contrat conclu entre Ordotype et le sous-traitant ultérieur.
Enfin, Ordotype peut être amenée à communiquer les informations relatives à l’Utilisateur dans le cadre de réquisitions judiciaires aux autorités administratives et judiciaires compétentes.
Collecte des données via les services Google Cloud Console
Comment Ordotype collecte vos données via Google ?
Ordotype collecte des données personnelles via Google lorsque vous utilisez notre service en liaison avec votre compte Google. Cela peut inclure :
- Votre adresse e-mail lors de l'utilisation de la connexion Google pour créer un compte ou se connecter.
- Les données nécessaires pour la fonctionnalité des services Ordotype qui utilisent les API Google, comme Google Cloud Console pour la connexion avec Google.
Utilisation des données Google
Ordotype s'engage à utiliser les données collectées via les services Google uniquement pour les finalités déclarées dans cette politique de confidentialité et conformément à votre consentement.
Stockage et Sécurité des données Google
Nous appliquons des mesures de sécurité strictes pour protéger les données collectées via Google. Elles sont stockées sur des serveurs sécurisés et traitées avec le plus grand soin.
Partage des données Google
Nous ne partageons pas vos données collectées via Google avec des tiers, sauf dans les cas prévus par la loi ou avec votre consentement explicite.
Droits de l'utilisateur
Vous avez le droit de demander l'accès, la rectification ou la suppression de vos données personnelles collectées via Google. Vous pouvez également vous opposer à leur traitement ou demander la limitation de ce traitement.
Sécurité
Pour ce qui concerne les Services, Ordotype met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées liées à la sécurité conformément aux dispositions prévues par la Loi Informatique et Libertés et le RGPD, et visant à garantir un niveau de sécurité approprié face aux risques présentés par le Traitement des Données à caractère personnel de l’Utilisateur. Pour évaluer le niveau de sécurité approprié, Ordotype tiendra compte des risques pouvant résulter d’une destruction accidentelle ou illicite, d’une corruption, d’une perte, d’une modification, d’une divulgation non autorisée ou de l’accès à des Données à caractère personnel susceptibles d’être transmises, stockées ou autrement traitées, conformément aux dispositions de l’article 32 du RGPD.
Informations personnelles et mineurs
Le Site et la Plateforme Ordotype s’adressent à des personnes majeures capables de contracter des obligations conformément à la législation du pays dans lequel se trouve l’Utilisateur.
L’utilisation d’Ordotype est réservée aux professionnels de santé. Ces derniers reconnaissent qu’ils agissent dans le cadre de leur activité professionnelle exercée sur le territoire français et s’engagent à vérifier que chaque utilisateur agit dans le cadre de son activité professionnelle exercée sur le territoire français.
Conditions d’application de la politique
Ordotype est susceptible de modifier, compléter ou mettre à jour la présente Politique afin de prendre en compte toute évolution légale, réglementaire, jurisprudentielle et/ou technique.
En cas de modifications significatives (relatives aux finalités de traitement, aux Données à caractère personnel collectées, à l’exercice des droits, au transfert des Données à caractère personnel des Professionnels) des termes de la présente Politique, Ordotype s’engage à en informer les utilisateurs par tout moyen écrit dans un délai minimum de trente (30) jours avant leur date de prise d’effet.
Tout accès et utilisation des Services Ordotype passé ce délai seront soumis aux termes de la nouvelle Politique. Tout utilisateur est informé que l’unique version de la Politique qui fait foi est celle qui se trouve en ligne ce qu’il reconnaît et accepte sans restriction. Les utilisateurs sont tenus de se référer à la version en ligne de la Politique à la date de son accès et de chaque utilisation des Services.
EN UTILISANT LE SITE ET LES SERVICES D’ORDOTYPE, LES UTILISATEURS ACCEPTENT LES TERMES ET CONDITIONS MENTIONNÉS DANS LA PRÉSENTE POLITIQUE.
Nous contacter – coordonnées du DPO
Pour toutes questions ou réclamations concernant le respect par Ordotype de la présente Politique, ou pour toutes recommandations ou tous commentaires visant à améliorer la qualité de la présente politique, les utilisateurs peuvent contacter Ordotype par écrit à l’adresse suivante : Ordotype – 5 Bd Bourdon, 75004 Paris ou rgpd@ordotype.fr
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 – www.cnil.fr).
Annexe 1 : Liste des sous-traitants
Hébergement :
Webflow
USA
Hébergement
Hébergement des données de Ordotype
Memberstack
USA
Hébergement
Gestion des comptes et des connexions des utilisateurs
USA
Hébergement
Messagerie électronique et documents internes (Google Workspace)
DigitalOcean
Allemagne
Hébergement
Hébergement de la plateforme Ordotype (comptes, documents et notes des utilisateurs)
Netlify
USA
Hébergement
Traitements automatisés de la plateforme (paiements, factures, synchronisations)
Fly.io
FR
Hébergement
Calcul de statistiques internes pseudonymisées
Support :
Crisp
FR
Support utilisateurs
Permet de gérer la relation client
Appsmith
USA
Support utilisateurs
Outil interne de gestion des comptes, des sessions et des factures
Télécom :
noCRM
FR
Télécoms
Permet d’appeler nos clients et prospects
Calendly
USA
Télécoms
Permet l’envoi des rappels de rendez-vous à destination des clients et prospects
Postmark
USA
Télécoms
Envoi des e-mails liés au compte (codes de connexion, notifications)
Prelude
FR
Télécoms
Envoi des codes de vérification par SMS
Analyse de données :
Google Analytics
USA
Outil analytique
Aide Ordotype à gérer sa base de données
Microsoft Clarity
USA
Outil analytique
Aide Ordotype à améliorer l'expérience utilisateur
Sentry
Allemagne
Outil analytique
Détection et correction des erreurs techniques
Geo Targetly
Hors UE
Outil analytique
Détermination du pays de connexion à partir de l’adresse IP
Marketing :
noCRM
FR
Marketing
Aide Ordotype à gérer les enquêtes électroniques
Brevo
FR
Marketing
Aide Ordotype à envoyer des e-mails de marketing et des messages WhatsApp
Notion
USA
Marketing
Gestion de la prospection client
OpenAI
USA
Marketing
Mesure des abonnements issus de nos annonces dans ChatGPT
Automatisation et outils internes :
Make
UE
Automatisation
Échanges de données entre les outils d’Ordotype
PDF.co
USA
Traitement de documents
Lecture des justificatifs transmis par les utilisateurs
Anthropic
USA
Intelligence artificielle
Tri des e-mails reçus par Ordotype
Discord
USA
Messagerie interne
Alertes techniques internes (identifiants pseudonymisés)
Finance-Legal :
Stripe
Irlande, USA
Prestataire de service de paiement
Permet de gérer les paiements en ligne des abonnements
Pennylane
FR
Logiciel de comptabilité
Tenue de la comptabilité (factures)
Yousign
FR
Fournisseur de solution d’e-signature
Signature électronique des contrats conclus avec les établissements
Annexe 2 : Liste des partenaires
Analyse d'ordonnances :
Posos
FR
Logiciel de sécurisation de la prescription
Permettre aux utilisateurs Premium d'Ordotype d'accéder au contenu Premium d'Ordotype depuis Posos
.svg){kind=icon}
.svg){kind=icon}
